Seit nunmehr fast zwei Jahren haben wir hier bei CosmoCode Projektron als Projektplanungswerkzeug im Einsatz - Zeit für einen kleinen Erfahrungsbericht.

Vorweg: Die Auswahl und Einführung einer Projektverwaltung für ein Unternehmen hat eine hohe Tragweite. Die Funktionen dieser Werkzeuge haben direkten Einfluß auf die Organisation des Geachäftsalltages: sie müssen einerseits in der Lage sein, die spezifischen Abläufe und Besonderheiten eines Unternehmens modellieren zu können, andrerseits stellen diese Tools auch eine Outline für die künftige Geschäftsentwicklung dar. Viele Business-Workflows lassen sich in kleinen Teams mit gutem Willen aller Beteiligter auch ohne standardisierte Abläufe realisieren - Informationen werden einfach ad hoc abgefragt bzw. weitergegeben. Wenn ein Unternehmen wächst, regiert ohne verbindliche Vorgehensweisen aber dann schnell das Chaos - die Kommunikation und Information wächst in größer werdenden Teams halt überproportional. Hier ist es wichtig, Werkzeuge zu haben mit denen sich eben diese standardisierten Abläufe etablieren lassen.

Für CosmoCode war es ein längerer Weg, bis wir uns für Projektron entschieden haben (siehe dazu auch mein Blogpost vom 16.8.2006).

Unsere primäre Anforderung hierbei war, mehr Transparenz in die wirtschaftlichen Abläufe zu gewinnen. Konkret hatten wir das Problem, dass wir bei unseren Projekten wenig Aussagen darüber treffen konnten, wir viel Aufwand in die einzelnen Tätigkeiten geflossen ist. Das Controlling über die Wirtschaftlichkeit von Projekten ist aber eine wichtige Planungs- und Entscheidungsgröße über nahezu alle Belange der Geschäftsführung. Hier hatte uns Projektron überzeugt, da hier der gesamte Prozess von der Planung bis zur Abrechnung im System modellierbar ist. Auch die technsiche Architektur hat unseren Geschmack getroffen - Projektron basiert wie auch unsere Eigenentwicklung formelCMS auf Java. Der Support der IT Mannschaft von Projektron ist zudem vorbildlich - die Arbeit der Projektron Mitarbeiter war schnell und professionell.

Der Funktionsumfang der Software ist beeindruckend, allerdings ist die Einarbeitung in die Lösung deswegen auch nicht ganz ohne. Es sind viele Modelle des geschäftlichen Alltages realisiert; Projekte können als Top-Down (Festpreis) oder Bottom-Up (Support) realisiert werden; Projektgruppen, Milestones, Arbeitspakete und Aufgaben können zur Modellierung der Kundenprojekte benutzt werden. Hinterlegte Stundensätze und Fertigstellungstermine sorgen für die wirtschaftliche Kontrolle. Doch diese Funktionen sind nur dann von Nutzen, wenn die Eingangsparameter stimmen: Stundensätze müssen verbindlich sein, und alle Tätigkeiten müssen gebucht werden. Letzteres ist bei uns immer wieder ein Problem - bisweilen fehlen die Buchungen. Hier würden wir uns einen Mechanismus wünschen, um im Tagesabschluss schneller die Tätigkeiten protokollieren zu können. Vielleicht gibts ja auch bald eine API - dann würden wir uns das Tool selber schreiben

Neben Projektron haben wir auch ActiveCollab im Einsatz. Während Projektron unser Werkzeug ist, um die wirtschaftlichen Abläufe zu gliedern, verwenden wir ActiveCollab zur Organisation der Details des Alltages. ActiveCollab ist in vielen Abläufen deutlich schneller als Projektron, doch das kommt nicht von ungefähr: ActiveCollab ist vor allem für die Steuerung von kleinen Projekten geeignet - viele Dialoge und Abläufe sind deswegen so schnell, weil Daten und Funktionen direkt zugreifbar sind. Das geht allerdings nur, wenn die Mengengerüste überschaubar bleiben. Bei wachsenden Daten zeigt ActiveCollab seine Schwächen, da dann die Listen zu lang werden bzw. man sich durch viele Dialogseiten klicken muss. Hier ist der Projektron-Ansatz zukunftssicherer: Auch mit wachsenden Daten, auch nach mehrjährigem Betrieb büßt das System nicht seine Funktion ein.