ActiveCollab ist - wie der Name andeutet - eine Kollaborationssoftware, dient also zum gemeinsamen Informationsaustausch, zur Koordination von Terminen, Delegation von Aufgaben u.s.w. in verteilt arbeitenden Teams.
Active Collab ist vor ca. 2 Jahren von Ilja Studen als OpenSource Klone zum populären baseCamp entwickelt worden. OpenSource bzw. kostenlos ist es mittlerweile nicht mehr, es kostet einmalig 199 (small Biz) bzw. 399 (corporate Biz) Dollar. ActiveCollab ist in der OpenSource-Community begeistert aufgenommen worden, die Kommerzialisierung des Produktes hatte entsprechend hohe Wellen geschlagen; Mittlerweile gibts nun auch von activeCollab einen OpenSource-Klon: projectpier.
Ich hatte mir activeCollab seinerzeit als OpenSource-Lösung im Alpha-Status angeschaut; seit etwa einem halben Jahr setzen wir es nun „richtig“ ein. Zunächst wurde es zur Koordination und Abstimmung der unterschiedlichen Dienstleister im TheLabelFinder Projekt benutzt; mittlerweile haben wir gut ein Dutzend Projekte dort untergebracht.
von TracWiki zu ActiveCollab
Bei TheLabelFinder hatten wir TracWiki eingesetzt. Trac bietet sich zur Dokumentation von Softwareentwicklungen an, da es eng an das Versionsverwaltungssystem Subversion gekoppelt ist. Es bietet Tickets, Milestones, ein Wiki, einen Source-Browser sowie Changelogs des Software-Repositories - und all dies sinnvoll und einfach verknüpft. Nachdem ich aber mich abgemüht hatte, Meeting-Protokolle, graphische Entwürfe etc ebenfalls in das Trac zu bringen, gab ich auf: Für Softwareentwickler ist die Trac-Struktur einfach und nachvollziehbar, Nicht-Techniker dagegen benötigen klare und stringente Workflows, damit Dokumente und Aufgaben an die richtigen Stellen wandern. Außerdem hat mir die mangelnde Konflikt-Kontrolle in Meetings einige unschöne Lacher eingebracht. (Ich glaub, mittlerweile gibt es Konfliktkontrolle in Trac)
Also: Mut zum Risiko, Zeit für einen Wechsel: activeCollab wurde angeschafft.
Erste Eindrücke
ActiveCollab ist eine schnelle, sehr übersichtlich aufgebaute und atraktive Web2.0 Anwendung: Alle Funktionen sind direkt einseh- und mit wenigen Klicks durchführbar. Alle Aktivitäten werden protokolliert und übersichtlich aggregiert. Mit einer Favoriten-Funktion („star“) lassen sich alle Objekte mit hübschen Favoritensternchen versehen und von einer separaten Übersichtsseite aus direkt aufrufen. Es lassen sich beliebig viele Projekte einrichten; die Zugangsberechtigungen können pro Person festgelegt werden. Objekte werden Personen zugeordnet und gezielt diesen annonciert.
Sehr sinnvoll: Die Sichtbarkeit einzelner Objekte kann auf öffentlich (alle berechtigten Personen können sehen/bearbeiten) oder privat (nur Member der „Betreiberfirma“ - bei uns also CosmoCode - dürfen bearbeiten) gesetzt werden: das ist nützlich, wenn interne Informationen abgelegt werden sollen.
Tickets können Unteraufgaben haben, leider lassen sich diese aber nicht sortieren. Höher priorisierte Tickets stehen in der Ticketübersicht weiter oben. Tasks und Tickets können mehreren Personen zugeordnet werden; mindestens einer von diesen ist verantwortlich. Tickets können kommentiert werden; Attachments können bei Kommentaren hochgeladen werden. Sinnvoll: Alle Uploads sind separat einsehbar im Bereich „Files“.
Es gibt zwar kein Wiki im ActiveCollab, dafür den Bereich Pages. Dokumente werden allerdings hier in einem streng hierarchischem Baum organisiert - das ist ein großer Unterschied zu Wikis.
Wenn die Bude voll wird
Mit zunehmenden Datenbestand zeigen sich Schwächen bei activeCollab: Bei wenigen Daten sind die listenorientierten Darstellungen schnell und flink; mit wachsendem Datenvolumen wird das unübersichtlich. Hier fehlen vor allem Managementfunktionen, um Tickets und Tasks reorganisieren zu können. Der „Files“-Bereich (dort sind alle Attachmenets untergebracht) quillt über. Zwar lassen sich alls Files kategorisieren, eine Tagliste zur Mehrfachklassifikation, um unterschiedliche Aspekte darstellen zu können, fehlt. Für mich ist das insbesondere deswegen schmerzlich, da ich gerade Konzeptdokumente (PDF's) und grafische Entwürfe im System haben will und nun durch mehrere Seiten blättern muss, um diese zu finden.
Was ich nicht brauche
Checklisten sind gut und schön, stehen aber in Konkurrenz zu Tickets. Für letztere gibts ne praktische Übersicht, in welcher aber leider Checklisten nicht auftauchen. Also raus damit.
Stundenbuchungen machen wir mit unserer „richtigen“ Projektverwaltungssoftware Projektron. Mit activeCollab würde es zwar schneller einzugeben sein, hier fehlt aber die gesamte Anbindung an Rechnungswesen etc.
Kalender: Ach Gott, noch einer. Im Kalender sind alle Projekttermine (Tickets, Milestones) etc. hübsch dargestellt. Leider lässt sich der iCal-Feed nicht in meiner Apple-iCal Anwendung subscriben, also müsste ich extra im ActiveCollab auf den Kalender schauen. Mach ich aber in der Regel nicht.
Diskussionen: Brauchen wir nicht. Für uns sind Tickets die ultimativen Objekte, die sich kommentieren lassen; das reicht uns für kleine Diskussionen.
Fehlkauf?
Nein.
ActiveCollab eignet sich super für kleinere Projekte, die einen überschaubaren Zeitraum haben. Der größte Vorteil von activeCollab ist seine Übersichtlichkeit und Geschwindigkeit in der Bedienung; diese kann man aber nur erhalten, wenn man etwas Intelligenz einbringt und Objekte sinnvoll kategorisiert. Nur dann hat man die gewünschten Informationen „auf einen Blick“ und muss nicht lange suchen. Genau dieses Know-How muss aber allen Projektmitgliedern mitgeteilt werden, sonst verwendet es keiner - und man muss alle Infos wie vorher aus Email rauskratzen und selber in das System einpflegen.
Bei aller Kritik: Ich würde das Tool wiederkaufen; es sei denn, jemand hat nen besseren Tipp!
PS - BaseCamp kam für mich nicht in Frage, da ich sensible Daten nicht auf Fremdservern haben möchte. ProjectPier war mir seinerzeit noch zu frisch.
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